Odoo Documents sau BP Documents?
Odoo are deja o aplicație de documente. Întrebarea corectă nu e care dintre ele e „mai bună”, ci la ce întrebare a firmei tale răspunde fiecare. Sunt două produse construite în jurul a două probleme diferite, iar în multe firme răspunsul e că amândouă își au locul.
Un manager de fișiere pentru toată firma: foldere, etichete, previzualizare, partajare și reguli care transformă un fișier primit într-o factură furnizor sau o notă de cheltuială.
Un registru de documente: fiecare act are tip, număr, emitent, valabilitate și responsabil. Sistemul știe ce ar trebui să existe, nu doar ce s-a încărcat, și îți spune singur ce lipsește și ce expiră.
Patru lucruri de reținut înainte de tabele
Documents adună fișierele care circulă prin firmă. BP ține evidența actelor care au consecințe: contracte, autorizații, permise, certificate. Instalate împreună, nu se calcă pe picioare.
Documents nu are noțiunea de „act expirat” sau „dosar incomplet”. Nu sunt funcții lipsă: e altă problemă rezolvată. BP nu are editor de foi de calcul, din același motiv.
Documents e o aplicație Odoo Enterprise. BP Documents rulează pe Odoo Community și la fel de bine alături de Enterprise. Singura excepție sunt actele specializate de salarizare, care cer modulul Enterprise de salarizare.
BP are unealtă proprie de import în masă, care aduce și fișierele de la adresele din tabel. Registrul nu pornește gol, iar punerea în funcțiune se măsoară în zile, nu în luni de introdus de mână.
Opt întrebări pe care le pune o firmă
Tabelele nu sunt grupate pe module, ci pe întrebarea la care răspunde fiecare capabilitate. Așa se vede unde se despart produsele.
Deasupra fiecărui răspuns BP scrie pachetul din care face parte: Basic, Plus, Premium sau Enterprise, fiecare cuprinzându-le pe cele dinainte. Unde scrie numele unei alte aplicații, capabilitatea vine cu aplicația aceea, cumpărată separat.
1. „Unde e fișierul și cum a intrat în sistem?”
Zona de manager de fișiere, unde Odoo Documents e mai puternic și BP nu încearcă să concureze. BP te orientează altfel: nu printr-un arbore de foldere, ci prin tipuri, axe de organizare și un tablou de bord.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Foldere ierarhice, drag & drop, panou de filtre | DaFolderul devine el însuși document | NuNu există arbore de foldere; locurile unde stau originalele pe hârtie au, în schimb, ierarhie |
| Organizare pe mai multe axe deodată: tip, spațiu de lucru, categorie, etichete | ParțialUn singur folder și etichete; același document poate apărea în alte foldere prin scurtături | BasicDaUn act aparține tuturor axelor deodată, fără să fie mutat |
| Tablou de bord care arată de unde să începi: ce expiră, ce e nerepartizat, ce dosare sunt incomplete | ParțialCifre într-un rezumat pe e-mail | BasicDaEcranul de start, cu trecere directă în liste |
| Primire pe e-mail | DaO adresă pe folder | BasicDaO adresă pe tipul de document: ce intră devine direct act de acel tip, cu fișierele lui și cu originea păstrată |
| Previzualizare de PDF | Da | BasicDaPlus miniaturi pentru fișierele Word și Excel |
| Tăiere și îmbinare de PDF în interfață | Da | Nu |
| Editare de foi de calcul în aplicație | Da | Nu |
| Arhivare automată a fișierelor generate de alte aplicații | DaFacturile și statele de plată ajung singure în folder | NuDeliberat: în registru intră doar ce a fost declarat |
| Istoric de versiuni al fișierului, cu revenire la o versiune veche | DaAutomat, la fiecare înlocuire | PremiumDaAutomat, numerotat, cu cine și când a înlocuit; fișierul înlocuit nu se pierde la niciun pachet |
| Blocarea fișierului cât timp lucrează cineva la el | Da | Nu |
| Actul nu se mai poate modifica după ce a fost verificat | Nu | BasicDaPostarea îl închide: nici datele, nici fișierele nu se mai schimbă fără revenire la ciornă |
2. „Ce act este acesta, de fapt?”
Aici se schimbă natura produsului: în Documents un fișier are folder și etichete; în BP are identitate.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Tip de document care dictează comportamentul: ce date sunt obligatorii, ce legături cere | NuDoar folder și etichete | BasicDa |
| Număr intern din serie proprie, pe tip de document | Nu | BasicDa |
| Numărul actului de la emitent, cu avertizare la duplicat | Nu | BasicDa |
| Emitent, data actului, locul unde stă originalul | Nu | BasicDa |
| Legături tipizate: partener, angajat, vehicul, proiect, comandă, factură, produs | ParțialO legătură generică la o înregistrare | BasicDaFiecare cu regula ei: obligatorie sau nu, pe tipul de document |
| Actul legat de alt act, cu rolul legăturii: anexă la, înlocuiește, răspunde la | NuDoar scurtături | BasicDa |
| Mai multe fișiere pe același act, fiecare cu rolul lui: original, anexă, traducere | Nu | BasicDa |
| Catalog de tipuri de documente, general și pe industrii, gata configurat | Nu | Basic · industrii în PremiumDaFiecare tip știe ce revizie are, deci se vede ce a rămas în urmă |
| Citire automată a actului: emitent, date, valabilitate | ParțialSortare AI în foldere și etichete, fără extragerea datelor actului | opțiunea AIDaPropuneri, confirmate de om |
3. „Mai e valabil?”
Întrebarea care costă bani. Odoo Documents nu o pune: pentru el un fișier e la fel de bun și după zece ani.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Perioadă de valabilitate pe act | NuSingurul termen e pe accesul unei persoane, nu pe document | BasicDa |
| Stare calculată: urmează, în vigoare, expiră curând, expirat | Nu | BasicDaCu culori în listă, fără să cauți |
| Înștiințare automată înainte de expirare | Nu | BasicDaTermen și destinatari pe tipul de document |
| Calendar al expirărilor | Nu | BasicDa |
4. „Cine are voie să vadă actul?”
Amândouă controlează accesul, prin mecanisme diferite.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Drepturi de citire și scriere pe grupuri | NuAccesul e pe document: toți angajații, linkul sau persoane anume | BasicDaPe tipul de document și pe spațiul de lucru, intersectate |
| Acces pentru o persoană anume, cu termen | Da | Nu |
| O regulă schimbată se aplică imediat pe tot istoricul | ParțialAccesul se copiază pe document la creare și se propagă la schimbare | BasicDa |
| Administrare delegată: un responsabil pe o zonă a firmei, fără drepturi peste tot | ParțialCine poate edita un folder îi poate gestiona accesul | PlusDaSpații de lucru cu administratori proprii |
| Audit de acces: cine are voie să vadă un act, după utilizator și după grup | ParțialLista persoanelor cu acces pe document | PremiumDa |
5. „Ce lipsește din dosar?”
Întrebarea la care un manager de fișiere nu poate răspunde nici în principiu: el știe doar ce s-a încărcat, nu ce ar fi trebuit să existe.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Declararea unei așteptări: „fiecare angajat trebuie să aibă fișa de instruire” | Nu | PlusDa |
| Listă centrală a lipsurilor, pe parteneri, angajați, vehicule | Nu | PlusDa |
| Semnal pe fișa partenerului sau a angajatului când dosarul e incomplet | Nu | PlusDa |
| Procentul de dosare complete, pe tablou de bord | Nu | PlusDaUn act expirat nu contează ca existent |
6. „Cât se păstrează, și cine răspunde de distrugere?”
Documents are un coș de gunoi. BP are politici de păstrare și o procedură de distrugere care lasă urmă.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Ștergere definitivă după un număr de zile în coș | Da | NuNimic nu dispare de la sine, dacă nu hotărăști explicit altfel pe politica de păstrare |
| Politici de păstrare pe tip: cât timp, de la ce moment | Nu | PremiumDaPolitica se îngheață pe act, ca să nu se schimbe retroactiv |
| Distrugere controlată: cerere, aprobare, execuție | Nu | PremiumDaSe șterg fișierele, inclusiv versiunile vechi; evidența actului și motivul rămân |
7. „Cum ajunge actul la client, și de la el înapoi?”
Toate au linkuri publice. Se despart la ce se întâmplă după ce linkul a fost deschis și la cum se semnează.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Link public cu termen de valabilitate | ParțialTermenul e doar pe o persoană invitată, nu pe link | BasicDaLinkul dă doar fișierele alese de tine |
| Jurnal de descărcări de pe linkul public: când și de la ce adresă | Nu | PremiumDa |
| Cerere de document către cineva din afara firmei | ParțialLink de încărcare și o activitate internă | PlusDaCerere cu stare proprie, pagină dedicată, limite de fișier, acceptare sau respingere pe fiecare fișier |
| Mai mulți semnatari pe același act, fiecare cu dovada lui: amprenta fișierului, adresa, ora | DaPrin aplicația Sign | PlusDaPe tip alegi: doar urmărire, semnătură pe ecran cu ștampilă în PDF, sau exemplarul semnat încărcat de semnatar |
| Câmpuri așezate pe pagină și ordine de semnare | DaPrin aplicația Sign | Nu |
| Semnătură electronică calificată | Nu | NuPentru actele care o cer se folosește un furnizor calificat |
| Din document se creează factura furnizor | Da | PremiumDaPe jurnalul ales pe tipul de document |
| Din document se creează o sarcină sau o notă de cheltuială | DaNota de cheltuială | Nu |
| Conversia Word și Excel în PDF, cu originalul păstrat alături | Nu | PremiumDa |
| Actul generat din șablonul tău Word sau Excel, cu datele din Odoo | Nu | BP GeneratorDaCu BP Generator, aplicație separată |
| Fișierele mutate pe stocare externă S3 | Nu | BP OffloadDaCu BP Offload, care mută și fișierele din Odoo Documents |
8. „Cât durează până e folosibil?”
Un registru gol nu ajută pe nimeni. Diferența cea mai mare la implementare nu e la ce se încarcă de mâine, ci la actele care există deja: în bibliorafturi, pe un server de fișiere sau într-un sistem vechi.
| Capabilitate | Odoo 19 Documents | BP Documents |
|---|---|---|
| Import în masă dintr-un fișier de calcul | ParțialImportul general al Odoo, fără fișierele propriu-zise | BasicDaUnealtă dedicată, cu ecrane proprii |
| Aducerea automată a fișierelor de la adresele din tabel | Nu | BasicDaÎn fundal, în loturi, reluată singură la eșec |
| Verificare înainte de import, cu erori și avertismente pe fiecare rând | ParțialUn test care nu lasă urmă | BasicDaLotul se validează întâi, se rulează după |
| Lotul rămâne înregistrat: ce s-a creat, ce a eșuat și de ce | Nu | BasicDaCu fișierul-sursă și cel de rezultat păstrate |
| Reluarea rândurilor eșuate fără să se dubleze restul | Nu | BasicDaFiecare rând vine cu cheia lui din sistemul vechi |
| Legăturile se fac la import: partener, angajat, vehicul, comandă | Nu | BasicDaPână la trei legături pe rând, după cod sau după nume |
| Configurația unei companii copiată în alta | Nu | PlusDa |
| Un grup de firme pus în funcțiune o dată: configurația replicată în toate companiile | Nu | EnterpriseDa |
Ce face Odoo Documents mai bine
Dacă problema ta e una dintre cele de mai jos, standardul e răspunsul, iar noi îți spunem asta din prima discuție.
-
Rutarea fișierelor spre alte aplicații
Din document se creează sarcina în proiect, nota de cheltuială sau candidatul. BP creează doar factura furnizor.
-
Lucrul zilnic cu fișiere
Tăierea PDF-urilor scanate în bucăți, îmbinarea lor, foile de calcul editate în aplicație, blocarea fișierului cât lucrezi la el.
-
Fișierele care apar singure
Ce generează contabilitatea sau salarizarea ajunge automat în folderul potrivit, fără ca cineva să declare ceva.
-
Semnarea cu câmpuri pe pagină
Prin aplicația Sign: câmpuri așezate exact unde se semnează și ordine de semnare. BP ia semnăturile fiecărui semnatar, dar nu le așază pe pagină.
-
Accesul pe persoană, în Odoo 19
Documente și foldere partajate cu o persoană anume, din firmă sau din afară, cu termen. Plus scurtăturile: același document în mai multe foldere.
-
Acoperirea pe aplicații și automatizarea
Punți gata făcute spre proiecte, recrutare, aprobări; în Odoo 19, sortare AI în foldere și acțiuni configurate fără cod.
Trei situații, două comportamente
Fișierul e în folder, scanat corect. Nimeni nu află până la control, fiindcă sistemul nu știe că actul avea un termen.
Cu 30 de zile înainte, responsabilul flotei primește înștiințarea. Actul apare portocaliu în listă și pe calendarul expirărilor.
Deschizi folderul fiecărui angajat și verifici pe rând, din memorie, ce ar fi trebuit să conțină.
Lista lipsurilor, pe angajat și pe tip de act, în două clicuri, și procentul de dosare complete pe ecranul de start.
Fișierele rămân în folder la nesfârșit sau le șterge cineva de mână. Nu rămâne nicio urmă despre ce s-a șters, când și de ce.
Politica de păstrare stă pe tipul de act. La termen, distrugerea se cere, se aprobă și se execută; fișierele dispar, evidența actului și motivul rămân.
Ce presupune fiecare
Aplicație din ediția Enterprise. Cere abonament Odoo Enterprise pentru utilizatorii care o folosesc.
Licență plătită o singură dată, pe aplicație; utilizatorii nu se numără. Rulează pe Odoo Community și se instalează la fel de bine peste Enterprise, lângă Documents.
Documents ca pâlnie de fișiere pentru toată firma, BP ca registru al actelor care au consecințe. Cu BP Offload, fișierele amândurora se mută pe stocare externă.
Dacă întrebarea e „unde am pus fișierul”, standardul e bun și noi nu încercăm să-l înlocuim. Dacă întrebarea e „ce acte trebuie să am, mai sunt valabile, cine le vede și când se distrug”, standardul nu răspunde la niciuna dintre ele.
BP Documents e construit exact în jurul acestor întrebări, pentru firmele care răspund în fața cuiva pentru actele lor: transport, producție, construcții, servicii cu autorizări, orice firmă care trece prin audit.