Contractele care se prelungesc singure: cum le găsești înainte de 1 ianuarie

În fiecare decembrie, o parte din facturile pentru anul următor sunt deja hotărâte, fără ca cineva să fi decis ceva. Sunt contractele cu prelungire automată: dacă nu le denunți la timp, mai plătești un an.

Fraza din pagina 7

Aproape orice contract de servicii are o clauză de felul acesta: „Contractul se prelungește automat pentru încă 12 luni dacă niciuna dintre părți nu notifică încetarea cu cel puțin 60 de zile înainte de expirare.”

Clauza e rezonabilă și protejează ambele părți de o întrerupere bruscă. Problema apare după semnare. Contractul intră într-un dosar sau într-un mail, iar termenul de preaviz nu intră nicăieri. Nu e în calendarul nimănui și nu are un responsabil. Se află de el când vine factura pe anul următor.

De ce se întâmplă în firme bine conduse

Ratarea unui preaviz nu ține de neatenție. Ține de trei lucruri care se găsesc aproape peste tot:

1. Contractele sunt împrăștiate. O parte la achiziții, o parte la juridic, o parte în mailul directorului care le-a negociat.
2. Data importantă nu e data de expirare. Toată lumea știe că un contract „ține până la sfârșitul anului”. Puțini știu că, de fapt, decizia trebuia luată pe 1 noiembrie.
3. Nu e treaba nimănui anume. Achizițiile cred că se ocupă juridicul, juridicul crede că se ocupă cine folosește serviciul, iar acesta crede că se ocupă achizițiile.

Ce poți face săptămâna asta, fără niciun program

Lista se poate face în două ore, cu un tabel simplu:

1. Adună contractele recurente: mentenanță, chirii, abonamente software, pază, curățenie, telefonie, consultanță, leasing operațional.
2. Pentru fiecare, notează patru date: data expirării, dacă se prelungește automat, termenul de preaviz în zile și data-limită până la care trebuie trimisă notificarea (expirarea minus preavizul).
3. Sortează după data-limită, nu după data expirării.
4. Pune un nume în dreptul fiecăruia: cine decide dacă se continuă.
5. Trimite întrebarea simplă: „Îl mai semnăm azi, la prețul ăsta?” Unde răspunsul e „nu” sau „nu la prețul ăsta”, preavizul devine o pârghie de renegociere, nu doar o ieșire.

Partea grea nu e lista, ci s-o ții la zi. Un tabel arată bine în prima lună. În a șasea lună, nimeni nu mai știe dacă e complet.

Cum arată când evidența se ține singură

În BP Contracts, termenul de preaviz e un câmp al contractului, nu un rând într-un tabel separat. Când încarci contractul, termenul se poate citi direct din clauză, fără să-l tastezi. Cu 30 de zile înainte, Termi, colegul care nu uită niciun termen, îi amintește omului responsabil. Dacă nu reacționează nimeni, insistă și anunță mai sus. Directorul financiar vede o singură listă: ce expiră, ce se prelungește, ce s-a hotărât și ce așteaptă.

Trei întrebări pentru luna asta

• Ce contracte expiră sau se prelungesc automat până pe 31 martie?
• Care au preaviz și până când trebuie trimis?
• Pe care le-am mai semna azi, la prețul ăsta?