Documentul care expiră nu te anunță

Polița unui camion, autorizația de mediu, certificatul ISO cerut la licitație. Fiecare are o dată de expirare, scrisă chiar pe el. Problema e că documentul stă într-un dosar, iar la dată nu se uită nimeni până nu o cere cineva: poliția în trafic, comisia de licitație, inspectorul la control. Atunci e deja prea târziu.

De ce se pierd datele de expirare

1. Data stă pe hârtie sau într-un PDF. Ca s-o afli, trebuie să deschizi documentul. Nimeni nu deschide zilnic zeci de documente ca să verifice data.
2. Nu e clar al cui e. Polița e la achiziții, autorizația la tehnic, certificatul la calitate. Fiecare crede că se ocupă altcineva.
3. Reînnoirea durează și depinde de alții. O autorizație nouă cere un dosar și un termen la autoritate. Un certificat cere un audit. Documentul unui furnizor vine când îl trimite el. Dacă afli de expirare cu o săptămână înainte, nu mai ai timp.

Ce expiră, de obicei, într-o firmă

• polițele de asigurare: RCA și CASCO pentru flotă, asigurarea clădirilor și a stocurilor, răspunderea profesională;
• documentele vehiculelor: ITP-ul, rovinieta, verificarea tahografului, licența de transport;
• autorizațiile: de mediu, de securitate la incendiu;
• certificatele: ISO, certificatele de produs, atestatele cerute la licitații;
• documentele oamenilor: permise și atestate profesionale, fișele de aptitudine de la medicina muncii, instruirile periodice;
• documentele de la parteneri: polițele și certificatele furnizorilor și ale subcontractorilor, scrisorile de garanție bancară;
• împuternicirile și certificatele de semnătură electronică.

Dacă te uiți pe listă și nu știi pe loc data niciunuia, nu ești singur. Pentru asta e restul articolului.

Ce poți face de mâine, fără niciun program

1. Un registru cu cinci coloane: documentul, a cui e responsabilitatea, data expirării, cât durează reînnoirea și cine trebuie să trimită documentul nou.
2. Avertizarea după durata reînnoirii, nu după calendar. O poliță se reînnoiește într-o zi, o autorizație poate dura câteva luni. Pune alerta cu atât timp înainte cât durează reînnoirea, plus o rezervă.
3. Un singur om pe fiecare document. Nu un departament, ci un nume.
4. O verificare lunară de 15 minute: ce expiră în următoarele 90 de zile și cine se ocupă.

Registrul funcționează cât timp cineva îl ține la zi. Se strică de obicei la primul concediu sau la prima plecare din firmă.

Cum arată când data lucrează pentru tine

În BP Documents, fiecare tip de document poate avea o perioadă de valabilitate. Când încarci documentul, data expirării rămâne pe el și nu mai trebuie să-l deschizi ca s-o afli. Pentru fiecare tip alegi cu câte zile înainte vine avertizarea și cine o primește: responsabilul documentului, un grup sau amândoi. Avertizarea vine ca sarcină, cu numele omului, nu ca un mail pierdut printre altele.

Pe panoul de control vezi într-un singur loc ce a expirat deja și ce expiră în următoarele 30 de zile, cu responsabilul fiecăruia. Nu mai cauți tu informația: ea vine la tine.

Când documentul nou trebuie să vină de la un partener, îi trimiți o cerere din sistem. De acolo preia Termi, colegul care nu uită niciun termen: amintește partenerului, revine dacă nu răspunde, iar dacă tot nu se rezolvă, îl anunță pe omul responsabil.

Cele cinci trepte, la documente

1. Găsești: găsești documentul și data lui dintr-o căutare, fără să întrebi pe nimeni.
2. Înțelegi: vezi pe document al cui e, ce contract, partener sau vehicul privește și ce s-a discutat despre el.
3. Controlezi: panoul îți arată ce a expirat și ce expiră curând.
4. Anticipezi: știi din timp ce reînnoiri vin în lunile următoare și le pornești la timp.
5. Pilot automat: sistemul cere documentul nou și insistă până îl primește.

Nu trebuie să le urci pe toate deodată. Vezi pe ce treaptă ești și alege-o pe următoarea.

Trei întrebări pentru săptămâna asta

• Ce documente ne expiră în următoarele 90 de zile?
• Cine răspunde de fiecare, cu nume?
• Pentru care dintre ele reînnoirea durează mai mult decât timpul care a rămas?