Black Friday se plătește în ianuarie

Pentru magazin, Black Friday e o zi. Pentru distribuitorul care îl aprovizionează, e un ciclu de trei luni: cumperi stocul în octombrie, vinzi în noiembrie, iar banii se întâlnesc, sau nu, în ianuarie.

Trei fluxuri care ajung în aceeași lună

1. Plata stocului de campanie. Marfa cumpărată în octombrie cu plata la 60 de zile ajunge la scadență la mijlocul lui ianuarie. Exact când vin salariile pe decembrie, taxele și primele facturi ale anului.
2. Încasările care întârzie. Marketplace-urile decontează periodic, nu pe loc. Rețelele de retail au termenele lor de plată, adesea lungi. Iar în campanie un client mare plătește mai rar înainte de termen și mai des după.
3. Retururile. Cumpărătorul online are 14 zile să renunțe. O parte din vânzările din noiembrie se întorc în decembrie: ca marfă în depozit și ca bani înapoi.

Fiecare dintre ele, luat separat, e cunoscut. Problema e că nimeni nu le pune pe același calendar până nu se vede soldul.

Doi bani pierduți fără zgomot

• Penalitățile de livrare. Multe contracte cu marile rețele au penalități pentru livrări întârziate sau incomplete. În săptămâna de vârf se adună, iar de cele mai multe ori se află din factura de penalitate.
• Rabaturile de volum nerevendicate. Furnizorul promite un rabat dacă treci de un prag în campanie. Rabatul nu vine singur: trebuie cerut, la timp, cu documentele cerute în contract. Dacă nu e treaba nimănui, nu se cere.

Calculul pentru ianuarie, în trei pași, cu un tabel

1. Pune pe săptămâni, din decembrie până în februarie, tot ce știi sigur: facturile de plătit (stocul de campanie, cu scadențele lor), salariile, taxele, ratele.
2. Adaugă încasările așteptate, dar pe data reală, nu pe scadență. Dacă un client plătește de obicei cu 20 de zile după termen, pune-l cu 20 de zile mai târziu. Scade retururile estimate din vânzările de campanie.
3. Fă două variante: una normală și una în care cel mai mare client întârzie încă 30 de zile. Diferența dintre ele e rezerva de care ai nevoie, sau linia de credit pe care trebuie s-o discuți cu banca acum, nu în ianuarie.

Separat, o listă scurtă: rabaturile de volum promise pentru campanie, pragul, documentele cerute, termenul și cine le cere.

Cum arată când previziunea se face singură

Tabelul de mai sus e corect, dar se strică repede: fiecare factură nouă și fiecare plată întârziată îl face vechi. În Cashflow Forecast, previziunea pornește direct din facturi, din comenzile de achiziție și de vânzare și din plățile fixe. Fiecare rând are scadența lui și data la care te aștepți de fapt să plece sau să vină banii. Muți o încasare care întârzie și vezi pe loc cum se schimbă soldul în fiecare lună care urmează, cu punctul cel mai de jos evidențiat. Pentru „dacă cel mai mare client întârzie”, faci un scenariu, nu un al doilea tabel.

Rabaturile și penalitățile țin de contract: în BP Contracts, obligația și termenul ei stau pe contract, iar Termi, colegul care nu uită niciun termen, amintește cui trebuie și insistă până se rezolvă.

Trei întrebări pentru săptămâna asta

• Cât avem în cont pe 15 ianuarie, după plata stocului de campanie?
• Ce se întâmplă dacă cel mai mare client plătește cu 30 de zile mai târziu?
• Ce rabaturi de volum ne-au fost promise și cine le cere, până când?